Selección de personal - Cómo superar el mayor error de contratación (Nº 1)
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(Éste es el primero de una serie de artículos sobre la manera de superar la mayoría de los errores de contratación. Para consultar el artículo original sobre los 10 errores, véase Los diez principales errores de contratación.)


¿Cuál es el error de contratación más común?
Según los disertantes Vistage Barry Deutschy Brad Remillard, es el uso de descripciones de trabajo inadecuadas para guiar el proceso de contratación.

En efecto, después de llevar a cabo una encuesta sobre 225 contratos de nivel ejecutivo en 134 empresas diferentes, la investigación mostró que nada menos que el 93 por ciento de las búsquedas que dieron por resultado nuevos fracasos habían cometido ese error crítico en el inicio del proceso de contratación.

"Lo que la mayoría de las empresas hacen al iniciar una búsqueda es armar una descripción del trabajo muy general," observa Deutsch. "Peor aún, sacan una descripción vieja y desactualizada de algún estante, le quitan el polvo y la declaran útil para contratar a un nuevo ejecutivo. Nueve veces de cada diez ésa es una receta de fracaso seguro."

¿Por qué?
La mayoría de las descripciones de trabajo consisten en un conjunto de términos vagos y nebulosos que amontonan adjetivos sobre habilidades, conocimientos, aptitudes, atributos, responsabilidades, experiencia, formación y actitudes – ninguno de los cuales sirve para predecir el éxito en la tarea.

"Las descripciones de trabajo tradicionales no ayudan a compatibilizar las metas de la empresa con las de un individuo o un departamento," agrega Remillard, "y tampoco ayudan a aclarar expectativas ni a crear una guía para el proceso de contratación.

"Cuando se define un trabajo en términos mediocres, como es el caso de la mayoría de las descripciones de trabajo tradicionales, se suelen atraer candidatos mediocres. Cuando todo lo que hay para entrevistar son candidatos mediocres, se termina contratando personas mediocres."


Instantánea del factor de éxito
La solución para este embrollo, sugieren Deutsch y Remillard, es “La Instantánea del factor de éxito”, una poderosa herramienta de contratación que establece los requisitos para un puesto en términos de lo que se debe lograr específicamente y de manera verificable, así como niveles de desempeño y cronogramas.

La Instantánea del factor de éxito (o IFE) es la piedra basal de la Metodología del factor de éxito (Marca registrada del sistema de contratación de Deutsch y Remillard) que ofrece varias ventajas sobre las descripciones de trabajo tradicionales. La IFE:

  • Facilita la definición de un puesto porque describe la clase de candidato que usted necesita antes que la experiencia y la habilidad que alguien haya acumulado a lo largo de los años.
  • Sirve como base para un texto de marketing seductor, una descripción de trabajo diseñada para atraer a los mejores candidatos.
  • Sirve como base de una tarjeta de calificaciones para comparar y evaluar a diferentes candidatos.
  • Conduce a un conjunto específico de preguntas de verificación para asegurarse de que el candidato a quien se le ofrece el puesto puede en verdad cumplir las metas establecidas.
  • Le permite a quien ha sido contratado, comenzar su trabajo sabiendo exactamente lo que se espera de él o ella.
  • Ofrece un vehículo para dirigir el desempeño de cada uno de los empleados y retener a los mejores.

Además, armar una IFE ayuda en el proceso de reclutamiento porque induce a los gerentes a pensar dónde buscar los mejores talentos. La IFE le da forma a la estructura de la entrevista de trabajo y ayuda al equipo de contratación a concentrarse en lo que es necesario hacer. Finalmente, la IFE ofrece la sustancia de preguntas medulares que aseguren una entrevista de calidad.

"Quizás lo más importante, la IFE sirve como herramienta unificadora a través de todo el proceso de contratación," afirma Deutsch. "Vincula las metas de los individuos aspirantes al puesto con las metas estratégicas de la empresa, de manera que la contratación se hace con la mira puesta en los resultados específicos que el puesto debe lograr."


Cómo se crea la Instantánea del factor de éxito
Para crear la Instantánea del factor de éxito para un puesto determinado, Deutsch y Remillard sugieren en primer lugar, descartar por completo la descripción de trabajo genérica y desactualizada y utilizar la técnica siguiente para definir el éxito del puesto a llenar:

  • Metas sustantivas. Identifique las metas sustantivas que usted quiere lograr con ese puesto.
  • Obstáculos. Identifique los obstáculos que impidan el cumplimiento de cada una de las metas sustantivas.
  • Acción. Identifique cada una de las acciones que la persona deba realizar para lograr cada una de las metas sustanciales. Las acciones deben ser cuantificables y verificables.
  • Resultados. Identifique los instrumentos de medición que utilizará para medir el éxito del puesto. En otras palabras, ¿qué resultados está buscando?

Luego cree la Instantánea del factor de éxito (utilizando la técnica descripta arriba) siguiendo cuatro pasos básicos:

  1. Identifique las principales metas departamentales. Reúna a todo el equipo de contratación y comenzando con el plan de operaciones anual, identifique las tres o cuatro metas departamentales importantes (M) que deban alcanzarse en el curso de los próximos 12 a 18 meses para que el departamento logre cumplir con la parte del plan de operaciones que le corresponde.
  2.  Identifique los obstáculos. Para cada una de esas metas identifique dos o tres obstáculos en el corto plazo (O) que deban superarse para alcanzar las metas. Identifique las acciones específicas (A) que habrán de realizarse para sortear los obstáculos y defina los resultados (R) que deberán ser verificables y cumplir con los requisitos de tiempo estipulados.
  3.  Aclare el contenido del factor de éxito. Los OAR representan un factor de éxito que cuando se cumple asegura que el departamento ha alcanzado sus metas. Para cada meta departamental organice los OAR y así lograr una declaración coherente que se convertirá en el factor de éxito.
  4.  Recopile los factores de éxito. Cree un factor de éxito diferente por cada meta departamental clave y recopílelos en una Instantánea del factor de éxito. Ahora usted tiene una descripción clara del éxito de ese puesto


Una foto del éxito
¿Qué aspecto tiene una Instantánea del factor de éxito? Observe el ejemplo siguiente a propósito de un vicepresidente de operaciones:

  • Factor de éxito 1: En 12 meses, mejorar las entregas a tiempo de un 90 a un 95 por ciento.

    o En seis meses, desarrollar y poner en práctica un programa de calificación de proveedores que logre cero defectos y un 100 por ciento de entregas a tiempo.

    o En tres meses, mejorar la utilización de la maquinaria hasta un 98 por ciento.

    o En tres meses, poner en marcha procedimientos y controles de calidad que aseguren menos de un dos por ciento de defectos.  

  • Factor de éxito 2: Consolide las operaciones de planta en 18 meses.

    o En tres meses, desarrollar y presentar al CEO un plan para consolidar dos plantas sin cese de actividad.

    o En cuatro meses, completar una nueva disposición de planta, que incluya células de trabajo para todos los procesos de fabricación.

    o En nueve meses, tener las primeras células trabajando y produciendo a los niveles anteriores al cambio.

  • Factor de éxito 3: Reducir los costos de fabricación en un 10 por ciento.

    o Haga un análisis SWOT en los primeros tres meses y presente un plan de acción para reducir costos en un 10 por ciento sobre la base de ese análisis.

    o En seis meses, reduzca el tiempo de puesta en marcha de la maquinaria en un 30 por ciento.

    o Identifique las causas principales de las horas extra y en seis meses, presente un plan que explore esas causas y logre su  eliminación en un lapso de tiempo acotado.


"Está claro que esto es muy diferente de una descripción de trabajo típica," anota Deutsch. "Con la Instantánea del factor de éxito, tanto usted como el candidato saben exactamente qué resultados se esperan de ese puesto y qué acciones deben realizarse para lograrlos. Y algo más importante, como esos resultados guardan una estrecha relación con los objetivos más importantes de la empresa, lograrlos significa que todos salen ganando."

Por último, la Instantánea del factor de éxito no sólo muestra un buen cuadro del éxito sino que también ayuda a traer un nivel más alto de candidato.

"El principio subyacente en todo esto es que usted consigue aquello que define," concluye Remillard. "Si su descripción de trabajo pone el acento en un desempeño mínimo (como ocurre en la mayoría de los casos), va a atraer a quienes pueden lograr sólo ese mínimo. Como contraste, una Instantánea de factor de éxito exigente atraerá a quienes estén inclinados a cumplir con descripciones claras y exigentes del éxito esperado.

"A la larga, la acción número uno que usted puede realizar para mejorar el proceso de contratación de su empresa es usar la Instantánea del factor de éxito para ordenar todos los objetivos en una misma dirección y atraer a los mejores talentos a trabajar con usted."

Pueden verse ejemplos de Instantáneas del factor de éxito en el libro de Deutsch, Remillard, You´re Not the Person I Hired, y en su página web, http://www.impacthiringsolutions.com/.