Transforme la cultura de las reuniones: el secreto de la reunión magistral

“Ésa fue una reunión terrible. ¡Qué pérdida de tiempo!”
 
Por Michael Wilkinson disertante TEC

¿Le suena conocido? Piense en la última reunión a la que concurrió, coordinada por otro. ¿Cuántas de estas falencias eran evidentes?

  • No empezó puntualmente
  • Faltaban personas clave
  • El propósito y /o el orden del día no resultaban claros
  • La discusión se iba por las ramas y las personas no prestaban atención
  • No se discutieron temas clave y no se tomaron decisiones
  • No se asignaron tareas de seguimiento


Las malas reuniones hacen perder tiempo, gastan recursos y desgastan las energías y el entusiasmo de las personas. Peor aún, las malas reuniones suelen dar por resultado malas decisiones -- decisiones que no han sido bien pensadas, vacías de ideas innovadoras, y a las que les falta el necesario compromiso para que sean exitosas.

Por el contrario, las reuniones magistrales son reuniones bien preparadas, llevadas a cabo con habilidad y orientadas a obtener resultados. Empiezan a tiempo, terminan de manera decisiva y tienen un plan de seguimiento claro. En las reuniones magistrales:

  • El propósito es claro
  • Las personas necesarias están presentes
  • Toda la información que se necesita está disponible
  • El orden del día se planea y se lleva a cabo minuciosamente
  • La discusión es apasionada
  • Las personas están comprometidas y se toman decisiones
  • Los participantes se van con una comprensión clara de lo que se hizo y de lo que se va a hacer

Por desgracia, los dirigentes de negocios hemos rebajado tanto nuestras expectativas, que las malas reuniones se han convertido en la regla en lugar de excepciones. Las hemos aceptado como un mal necesario y, en consecuencia, nuestra gente así lo acepta también.

El resultado de esto es una cultura organizacional donde es aceptable perder tiempo y recursos valiosos en reuniones mal preparadas y mal realizadas. Para tener mejores reuniones tenemos que transformar la cultura de nuestras organizaciones.

Establecimiento de derechos de reunión

Un medio fundamental para la transformación de las reuniones es establecer y otorgar a cada empleado un conjunto de derechos de reunión. El propósito de los derechos de reunión es darle a cada miembro de la organización el poder de actuar como catalizador para elevar el nivel de las reuniones y establecer que las malas reuniones son inaceptables.


Lo que sigue es una versión abreviada de los 10 derechos:

Aviso de reunión. Usted tiene el derecho de saber el propósito, los resultados esperados y el orden del día propuestos para una reunión – verbalmente o por escrito -- con 24 horas de antelación por lo menos.

Comienzo puntual. Usted tiene el derecho de asistir a reuniones que comiencen puntualmente.

Participantes necesarios. Usted tiene el derecho de que todos los puntos de vista críticos más importantes para la toma de decisiones estén representados en la reunión.

Información correcta. Usted tiene el derecho de tener a su disposición la información necesaria y correcta para facilitar la toma de decisiones.

Reglas básicas. Usted tiene el derecho de que se respeten las reglas básicas para la reunión que hayan sido acordadas.

Discusión centrada en el tema. Usted tiene el derecho de que la reunión se mantenga centrada en el tema convocante.

Oportunidad de aportar. Usted tiene el derecho de tener la oportunidad de hacer aportes y ofrecer puntos de vista alternativos antes de que se tomen decisiones en la reunión.

Síntesis de la reunión. Usted tiene el derecho de escuchar una síntesis de (a) decisiones tomadas durante la reunión, (b) acciones que se van a tomar después de la reunión, cuándo y quién lo hará, y (c) toda cuestión pendiente a discutirse en una próxima reunión.

Finalización puntual. Usted tiene el derecho de que su tiempo sea respetado, es decir que la reunión finalice a la hora determinada o antes.

Sin consecuencias. Usted tiene el derecho de ejercer sus derechos de reunión sin temor a represalias u otras consecuencias.

Además, toda reunión debe incluir una acción que las personas puedan ejercer cuando sus derechos no sean respetados. Por ejemplo:

Usted tiene el derecho de saber el propósito, los resultados esperados y el orden del día propuestos para una reunión – verbalmente o por escrito -- con 24 horas de antelación por lo menos. Tiene el derecho de negarse a concurrir a la reunión si sus repetidos pedidos de información pertinente fueron insatisfechos sin causa razonable, a menos que la reunión sea de urgencia o cuando se trate de una reunión regular que se mantiene en el tiempo y cuya información es conocida por todos los asistentes.

Seis claves para la transformación

Transformar la cultura de reuniones de una organización requiere un proceso que se basa en el compromiso de los dirigentes, una visión de algo mejor, una hábil construcción de conductas, recompensas efectivas y responsabilidad.

Antes de actuar asegúrese de que cuenta con el apoyo de todo el equipo dirigente. Todos y cada uno de los miembros de su equipo dirigente tienen que comprender que las malas reuniones perjudican a la organización y de que hace falta un esfuerzo concertado para llegar a lograr un cambio. Deben comprender que su tarea como dirigentes es encender una chispa en los empleados bajo su supervisión, y lograr que ellos a su vez enciendan una chispa en los empleados bajo su supervisión y así siguiendo.

Establezca una línea de base para demostrar la necesidad de mejoras. Utilice una encuesta de reniones para obtener una línea de referencia que exprese el estado actual de las reuniones de la organización. La encuesta debe responder a preguntas tales como:

  • ¿Cuánto tiempo pasamos en reuniones?
  • ¿Qué porcentaje de nuestras reuniones consideramos que es productivo y efectivo?
  • ¿Cuáles son los problemas habituales en nuestras reuniones?
  • ¿Qué estrategias deberíamos considerar para mejorar las reuniones?
  • ¿En términos generales, cuán satisfechos estamos con nuestras reuniones?


Comunique su visión de cómo es y cómo se siente una reunión magistral. Esa visión define la manera en que las reuniones deben planificarse, comenzar, llevarse a cabo y terminar. Describe el rol de los líderes y el de los participantes. También ofrece buenos ejemplos de normas de procedimiento, de avisos de reunión y de minutas.

Otorgue a cada persona el poder de participar activamente en la tarea de eliminar malas reuniones. Al establecer derechos de reunión y estimulando su ejercicio, se pone a jugar un mecanismo de revolución de las bases que va a servir como motor de acciones conducentes a lograr que las malas reuniones sean inaceptables.

Ofrezca oportunidades para mejorar el desempeño de líderes y participantes de las reuniones. Conceder una lista de derechos a desafiar el statu quo puede dar por resultado la anarquía si al mismo tiempo no se ofrecen las habilidades necesarias para hacer honor a esos derechos. Para algunos será suficiente un manual que ofrezca las mejores técnicas y un plan para preparar y conducir reuniones magistrales. Para la mayoría, especialmente aquellos que conducen reuniones con frecuencia, será mejor una capacitación junto con oportunidades de practicar y recibir comentarios de manera que puedan adquirir la solvencia necesaria para dirigir reuniones magistrales en un ambiente sin riesgos, como el de un aula.

 Mantenga la tensión hacia el cambio. Sostener una política de transformación de las reuniones requiereun esfuerzo centrado en la observación del desempeño, la comunicación de los progresos, la recompensa por los éxitos y la adopción de acciones correctivas cuando sean necesarias. Cree un pequeño equipo de transformación a cargo de elevar continuamente el nivel de las reuniones.

Declare la guerra a las malas reuniones

La próxima vez que se encuentre diciendo, “¡Ésta es una reunión horrible!” recuerde que uno recibe lo que tolera. Luego mire alrededor de la sala y piense cuánto tiempo precioso y cuántos recursos de la organización se pierden cada día de trabajo. Cuando ya no pueda tolerarlo, actúe.

Puede empezar a elevar el nivel de distintas maneras. En primer lugar, considere la posibilidad de instruir a su equipo de dirigentes ofreciéndoles información sobre reuniones magistrales. Luego piense en crear y distribuir un conjunto de derechos de reunión. Finalmente, ofrezca capacitación acerca de cómo dirigir y participar en reuniones magistrales.

Declárele la guerra a las malas reuniones. Su organización se lo va a agradecer.

Michael Wilkinson es director gerente de Leadership Strategies y autor de The Secrets to Masterful Meetings y de The Secrets of Facilitation.